先由工会确认适用依据和内部流程
不同地区、行业和单位的工会制度及审批要求可能不同。采购前应由本单位工会或相关负责人确认福利对象、预算来源、审批方式和资料要求。供应商可以协助整理采购与发放方案，但不能替代企业或工会作合规结论。
需求准备清单
- 福利类型：节日慰问、会员福利或活动奖品
- 会员人数、人员范围和名单截止时间
- 人均标准、总预算和预算依据
- 统一发放、分会发放或会员自选方式
- 采购、比选、合同和验收资料要求
- 付款主体、发票资料和归档口径
名单与发放记录
会员名单应使用内部可核对的标识，并明确新增、退出和漏报处理。集中发放可保留签收或领取记录；员工自选应保留激活、领取、未领取和补发状态。
活动奖品还应记录活动名称、奖项、数量、领取人和发放时间，使采购数量与实际发放能够对应。
采购执行步骤
- 工会确认制度依据、对象和预算。
- 整理人数、场景、时间和资料要求。
- 按统一口径比较方案与交付范围。
- 确认合同、订单、付款和开票资料。
- 执行发放并记录变更、异常和补发。
- 完成对账、验收和资料归档。
内容与价格不是唯一判断标准
工会福利通常更重视公平、统一和可留痕。方案应说明同一标准如何执行、不同地区如何发放、未领取如何处理，以及最终提供哪些记录。
常见问题
工会福利可以员工自选吗？
是否采用自选应由工会结合本单位制度和项目要求确认。执行层面可以设置统一预算、选择范围、领取期限和记录方式。
供应商能确认采购是否合规吗？
不能替代工会或企业作合规判断。供应商应如实说明商品、服务、发放和结算边界，企业依据适用规定和内部制度决策。